Llega el día 10 y la cuenta del club tiene doce transferencias de $15.000. Ninguna dice «cuota de Tomás». Una viene de una tal Marcela, otra de un CUIT que no conocés, otra de una cuenta de MercadoPago con un nombre que no está en el padrón. Y en el grupo de WhatsApp, tres padres dicen «ya te transferí». La transferencia es el medio de pago preferido del socio porque no tiene costo y se hace en un minuto desde el celular, pero al tesorero le deja un rompecabezas cada mes. Esta guía explica por qué pasa y qué se puede hacer, con sistema o sin él.
Por qué la transferencia no dice de quién es
Una transferencia trae el monto y, con suerte, el nombre o el CUIT del titular de la cuenta que la mandó. El problema es que ese titular casi nunca es el socio: en un club de barrio la cuota del chico la paga la mamá, el papá, la abuela o la cuenta de la pareja. El nombre que aparece no está en tu padrón.
Y el monto tampoco ayuda. Si la cuota es la misma para toda una categoría, diez transferencias de $15.000 son idénticas: el monto te dice de qué mes es, no de quién. Algunas transferencias, además, llegan sin nombre directamente, según desde qué banco o billetera se hicieron.
Lo que se puede hacer sin ningún sistema
Hay cuatro trucos que usan los tesoreros. Ninguno resuelve todo, pero combinados bajan mucho el trabajo.
- Pedir que pongan el nombre del socio en el concepto o la referencia. Ayuda, pero muchos se olvidan y no todas las apps lo muestran del otro lado.
- Pedir el comprobante por WhatsApp. Te dice quién avisa, pero te convierte en archivista: capturas sueltas en el chat, y la plata la tenés que buscar igual.
- Anotar quién paga por quién. La primera vez que descubrís que Marcela Paz paga la cuota de Sofía, anotalo. Los que pagan se repiten mes a mes, así que esa lista es lo que más tiempo te ahorra.
- Revisar una vez por semana, no todos los días. Cruzar todo de una es más rápido que ir tildando de a una, y una diferencia se encuentra fácil cuando es de la última semana.
Lo que no conviene hacer
Marcar una cuota como pagada solo porque llegó la captura del comprobante. Un comprobante se puede editar o reenviar, y una transferencia programada se puede cancelar. La cuota se marca cuando la plata está en la cuenta, no cuando alguien dice que la mandó.
Inventar montos con centavos distintos para cada socio ($15.000,37 para uno, $15.000,52 para otro). En teoría identifica a cada uno; en la práctica la gente redondea y quedás peor que antes.
Cómo lo resuelve Clubbi
En Clubbi el aviso del socio y la plata se encuentran solos. Cuando el club cobra en su cuenta de MercadoPago, el link de pago de cada socio le muestra el alias del club y el monto exacto. El socio transfiere y toca «Ya transferí». Clubbi trae los movimientos de la cuenta cada hora y, cuando entra esa plata, imputa la transferencia a su cuota. Lo que no calza exacto queda sugerido para confirmar con un toque.
Y Clubbi aprende quién paga por quién: la primera vez que asignás una transferencia de Marcela a la cuota de Sofía, queda guardado, y la próxima ya llega sugerida. Es la planilla del truco anterior, pero se llena sola.
La imputación automática es desde el plan PRO. En el plan gratis las transferencias llegan igual a una bandeja y las asignás vos desde el celular. Si el club cobra en una cuenta de banco, que no se puede leer sola, en los planes CLUB y MAX el socio adjunta el comprobante desde su link y el tesorero lo confirma mirando su cuenta.